Порядок витребування документів установлюється

• Законом України «Про інформацію».
• Інструкцією про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства.
• Положенням про консульський збір України.

Порядок витребування документів передбачений Інструкцією про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства. затвердженою 21 вересня 2015 року спільним наказом  Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України  за № 1786/5/272.

Запит до архівних установ України щодо витребування документа можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.

Для оформлення запиту щодо витребування документів через Посольство заявник подає:

1)    заяву про витребування документів;

2)    оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору за розгляд заяви щодо витребування документів, або документ (копію), що надає право на звільнення від сплати;

3)    три примірники анкети на кожен документ окремо (додаток 1 до Інструкції) по витребуванню документів (анкета має заповнюватися виключно українською мовою, відповіді на запитання слід давати повні та точні);

4)    паспорт громадянина України для виїзду за кордон (оригінал, а також копія);

5)    копію документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);

6)    оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання).

7)    квитанцію про сплату консульського збору;

8)    квитанцію про сплату державного мита (у разі необхідності).

За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору. У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.

На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, якi мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.

Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу  охорони  здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.

Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).

Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.

Повторнi свiдоцтва про шлюб, який припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.

Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.

В заявi про видачу повторного свiдоцтва зазначаються: прiзвище, ім’я, по батьковi та адреса заявника; прiзвище, ім’я, по батьковi особи, вiдносно якої запитується свiдоцтво; яке необхiдне свiдоцтво; коли i яким органом державної реєстрацiї актiв цивільного стану складено актовий запис цивільного стану; мета запиту повторного свідоцтва.

Якщо запитується свідоцтво про народження, додатково зазначаються прізвище, ім'я, по батькові батьків. При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначається також з ким зареєстровано чи розірвано шлюб.

За проставлення штампу «Апостиль» на документах (зокрема виданих органами ДРАЦС), що витребовуються з України, додатково стягується державне мито. Державне мито за засвідчення документа штампом «Апостиль» складає 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян, а саме 51 грн, і сплачується окремо на рахунок Державної казначейської служби України.

05.03.2025 набрав чинності Закон України від 16.01.2025 № 4225-IX «Про внесення змін до Бюджетного кодексу України щодо актуалізації та удосконалення деяких положень» (далі – Закон), яким були внесені зміни до статті 29 Бюджетного кодексу України, зокрема, плату за проставлення апостиля було віднесено до доходів загального фонду Державного бюджету України. 

У цьому зв’язку були змінені реквізити рахунку, відкритого в Державній казначейській службі України (далі – Казначейство) на ім’я Головного управління Казначейства у місті Києві, за кодом класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання інших адміністративних послуг», та відомчою ознакою «41», для зарахування плати за проставлення апостиля: 

Одержувач : ГУК у місті Києві/м. Київ/22012500;

Код за ЄДРПОУ: 37993783;

Рахунок (IBAN): UA618999980313070165041026001;

Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України

(електронний адміністративний податок);

Код класифікації доходів бюджету: 22012500

Реквізити валютного рахунку Державної казначейської служби України, відкритого в АТ "Державний експортно-імпортний банк України" для перерахування коштів в іноземній валюті до Державного бюджету України (https://www.treasury.gov.ua/diyalnist/rekviziti-valyutnih-rahunkiv): 

Отримувач (beneficiary): Державна казначейська служба України, Україна, 01601, м.Київ, вул. Бастіонна, 6 (STATE TREASURY SERVICE OF UKRAINE, Ukraine, 01601, Kyiv, Bastionna str., 6);

код отримувача: 37567646

валютний рахунок отримувача коштів (account): IBAN: UA563223130000025133012855000

банк отримувача коштів (beneficiary bank): Акціонерне товариство "Державний експортно-імпортний банк України", Київ. Україна (JSC "THE STATE EXPORT-IMPORT BANK OF UKRAINE", Kyiv, Ukraine);

SWIFT: EXBSUAUX;

код банку: 322313.

ОБОВ’ЯЗКОВО зазначити в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) код класифікації доходів державного бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля» при сплаті заявником державного мита за проставлення апостиля.

Актуальний перелік банків-кореспондентів АТ «Державний експортно-імпортний банк України» розміщено на його сайті у розділі «Корпоративному бізнесу - Розрахунково-касове обслуговування – міжнародні розрахунки та операції з іноземною валютою» за посиланням:

https://www.eximb.com/ua/business/corporate/corporate-rozrahunkovo-kasove-obslugovuvannya/corporate-mizhnarodni-rozrahunky-ta-operacii/corporate-perelik-bankiv-korespondentiv/ 

Існує 3 способи отримання витягу про непритягнення до кримінальної відповідальності на території України:

ВАРІАНТ № 1 (через веб-портал інформаційно-аналітичної системи)