1. Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (див. також актуальний статус членства, англ.мовою).

2. Постанова Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів».

3. Наказ МЗС України, Мінюсту України, Міносвіти і науки України «Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав».

4. Положення про консульський збір України, затверджене наказом Міністерства закордонних справ України.

22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.)

Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, мають засвідчуватися спеціальним штампом «Apostille» (далі – апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.

Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру, або звільняють сам документ від легалізації.

У зв’язку із набуттям чинності для України Гаазької конвенції зміни у порядку засвідчення документів сталися у відносинах лише із тими державами, які є членами цієї Конвенції і з якими до цього часу застосовувалась консульська легалізація. 

Конвенція не поширюється:

• на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;

• на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Інформацію стосовно держав, які є членами Конвенції, можна отримати на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права.

Актуальний перелік держав-учасниць Гаазької конвенції щодо засвідчення документів апостилем знаходиться на сайті Гаазької конвенції з міжнародного приватного права (абревіатура англ. мовою - HCCH)

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», апостиль проставляє:

1. Міністерство освіти  і  науки  -  на  офіційних   документах, виданих Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами,  установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг. До таких документів відносяться:

   • дипломи про освіту;

   • сертифікати про присвоєння вчених звань;

   • атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;

2. Міністерство юстиції- на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України. До таких документів відносяться:

   • свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану;

   • витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;

   • архівні довідки;

   • документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.

3. Міністерство внутрішніх справ– на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти і науки. До таких документів відносяться:

   • Витяги з інформаційно-аналітичної системи «облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості (т.з. Довідки про відсутність судимості)

4. Державна міграційна служба– на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній  (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів. До таких документів відносяться:

   • Довідки/витяги з Єдиного державного демографічного реєстру та інші

5. Державна податкова служба– на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами. До таких документів відносяться:

   • Довідка-підтвердження статусу податкового резидента України;

   • Відомості з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків про джерела/суми виплачених доходів та утриманих податків та інші

6. Міністерство закордонних справ - на всіх інших видах документів.

Процедура проставлення апостилю на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами.

Апостиль не проставляється:

• - на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;

• - на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Саудівська Аравія

07.12.2022 в Королівстві Саудівська Аравія набрала чинності Конвенція від 05 жовтня 1961 року про скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів (Конвенція про апостиль).

Відтак, починаючи з 07.12.2022 для використання документів, виданих на території України достатнім є наявність штампу Апостиль. (Вчинення консульської легалізації в Міністерстві закордонних справ України, Посольстві України в Королівстві Саудівська Аравія/Посольстві Королівства Саудівська Аравія в Україні, Міністерстві закордонних справ Королівства Саудівська Аравія більше не є потрібним). 

19.01.2023 компетентними органами Саудівської Аравії завершено внутрішньодержавні процедури, пов’язані з практичною частиною проставлення штампу Апостиль на документах, виданих на території Королівства.

Нагадуємо, що звернення до Міністерства закордонних справ Королівства Саудівська Аравія в м.Ер-Ріяд, а також її представництв в Східній провінції (м.Даммам), м.Джидда чи м.Медіна з метою вчинення консульської легалізації (проставлення штампу Апостиль) відбувається за попереднім записом:  https://www.mofa.gov.sa/en/eservices/Pages/svc51.aspx

УВАГА! У разі, якщо легалізація була вчинена в Міністерстві закордонних справ України (на документах виданих в Україні) або в Міністерстві закордонних справ Королівства Саудівська Аравія (на документах виданих в КСА) до 07.12.2022, Посольством України в Королівстві Саудівська Аравія може бути продовжено процедуру засвідчення документа (проставлення штампу легалізації). Документи, видані після 07.12.2022 не будуть прийматися Посольством для подальшого вчинення легалізації відповідно до вимог та положень Конвенції від 05 жовтня 1961 року про скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів (Конвенції про апостиль).

Оман

Султанат Оман є державою-учасницею Конвенції від 05 жовтня 1961 року про скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів (Конвенція про апостиль) з 12.05.2011 (Дата набрання чинності 30.01.2012).

Проставлення штампу апостиль на офіційних документах Султанату Оман здійснюється Міністерством закордонних справ (Ministry of Foreign Affairs (Consular Department).

Положення Конвенції не застосовуються до комерційних і митних документів, незалежно від їх типу, походження чи вартості, а також до документів, виданих дипломатичними чи консульськими представництвами. (для таких документів передбачено вчинення консульської легалізації).